Juni

Besparing van 2 FTE door geautomatiseerde factuurverwerking in EuroDossier

De uitdaging
Door significante groei, kwam Bos Incasso te staan voor operationele uitdagingen. Eén van deze uitdagingen was het groeiend aantal facturen op de afdeling financiën. De handmatige verwerking van dossier- en leveranciersfacturen werd hierdoor een zeer arbeidsintensief en foutgevoelig proces. Het automatiseren van dit proces aan de hand van e-invoicing, bleek de oplossing.

De oplossing
In de nieuwe wijze van werken worden alle type facturen (dossierfacturen, collega-facturen, griffie facturen en kostenfacturen) gescand en geïnterpreteerd door Readsoft Invoice van Intellimens. Na scanning wordt de gelezen data doorgestuurd naar de workflow applicatie van Medius Flow van Intellimens, die een integratie heeft met EuroDossier versie 9.0. Binnen de workflow applicatie worden taken ondervangen als:

(Automatisch) Coderen o.b.v. regels, routines en historie
Webbased controleren en autoriseren van facturen
Creëren van rapportages en overzichten
Real time de status van facturen en processen bekijken
Archiveren inclusief volledige audittrail
Autoriseren van Clieop bestanden

De winst
Geautomatiseerde factuurverwerking heeft bij Bos Incasso geresulteerd in een besparing van 1,5 tot 2 FTE op de verwerking van leverancier- en dossierfacturen. Daarbij heeft e-invoicing geleid tot een foutreductie van 4% en zijn medewerkers in mindere mate belast met routinematig werk, waardoor zij zich kunnen focussen op de kerntaken van de financiële afdeling. Uiteindelijk zal de oplossing Bos Incasso in zeven jaar tijd een kostenbesparing opleveren van € 450.000,-.

Meer weten over deze koppeling?

Neem contact op met Verkoopadvies op 030-608 44 11 (keuze 1) of verkoopadvies@eurosystems.nl.

Meer weten over Intellimens?

www.intellimens.nl

KBvG normen voor kwaliteit en EuroSystems

Voldoen aan de norm wordt makkelijker als u EuroSystems software gebruikt.

Vanaf 1 juni zal de KBvG Normen voor Kwaliteit gelden voor alle Gerechtsdeurwaarders in Nederland. Deze norm is in het leven geroepen om ondernemerschap te combineren met het ambtelijke vak.

Dossierbehandeling
Dossiers zijn voor behandelaars toegankelijk vanaf de werkplek. Indien u gebruik maakt van EuroScan heeft u het complete dossier digitaal bij de hand. Tevens is er sinds versie 9.1 inzichtelijk wie, wanneer welke aanpassing/wijziging doorvoert (auditing).

Vertrouwelijkheid en beveiliging
Een veilige en betrouwbare opslag voor uw gegevens is wat u verwacht wanneer u uw gegevens opslaat. Onze ASP-dienst is een compleet dubbel uitgevoerde IT omgeving verspreid over twee datacenters van de TelecityGroup. De TelecityGroup is in het bezit van de ISO 27001:2005 standaard voor beveiligingsmanagement. Tevens zijn de datacenters SAS70 en PCI gecertificeerd. Er zijn in de datacenters strenge toegangseisen en inbreken is onmogelijk. Daarnaast zijn er in deze datacenters brandbeveiliging, videobewaking en een koelsysteem om de servers op de juiste temperatuur te houden. Sinds april dit jaar is onze ASP-dienst SAS 70 Type I gecertificeerd.

Door middel van de module Online kan uw opdrachtgever zijn portefeuille en dossiers opvragen. Hierbij wordt rekening gehouden met de privacy eisen en de wet- en regelgeving waaraan de gerechtsdeurwaarder zich moet houden. Tot slot is de website optimaal beveiligd en wordt deze regelmatig door een derde onafhankelijke partij gecontroleerd.

Afwikkelafspraken
Na de laatste betaling in een dossier moet de afwikkeling binnen maximaal 14 dagen gebeuren (behalve bij een automatische incasso i.v.m. stornering). Door middel van het goed vastleggen van uw afwikkelafspraken (versie 9.0), de groepsafwikkeling, up to date agendabeheer, en de flexibiliteit in het afwikkelprogramma bent u eenvoudig in staat om aan deze eisen te voldoen.

Rapportage mogelijkheden
Zowel door middel van standaard rapportages als door middel van Hyperion is de gerechtsdeurwaarder in staat stuurinformatie over zijn processen inzichtelijk te maken, zelf in staat te toetsen of hij voldoet aan de afspraken die hij heeft gemaakt met opdrachtgevers en klanten en tot slot hoe zijn complete onderneming ervoor staat.

Meer weten over de KBvG Normen voor Kwaliteit?

Kijk op www.kbvg.nl

Agenda komende maand

1 juni ASP dag
2 juni ASP dag
4 juni Algemene Leden Vergadering DipNed (gebruikersvereniging)
9 juni EXTRA Eurotrain - RTF
17 juni EuroTrain - Oracle/Hyperion Gevorderden
28 juni EXTRA EuroTrain - Oracle/Hyperion Basis