AcceptEmail - Digitaal factureren per e-mail

Voordelen

• Kostenvoordeel (zowel op directe en indirecte kosten) en duurzaamheid ten opzichte van reguliere papieren acceptgiro en correspondentie.
• De eventuele tweede herinnering is gratis binnen de vervaltermijn van de AcceptEmail.
• Meer contactmomenten met de debiteur. 
• Betaalgemak voor de debiteur. 
• De mogelijkheid om direct een betaalafspraak aan de telefoon te effectueren door een AcceptEmail te versturen.
• Debiteurenreconciliatie 100%, doordat betalingskenmerk (eventueel gekoppeled aan het dossiernummer) vastligt en niet door de debiteur aangepast kan worden.
• Direct zien dat de debiteur ook werkelijk betaald heeft. In realtime zien of een debiteur zijn mail ontvangen heeft, geopend heeft, naar de betaalpagina is geweest en betaald heeft. 
• Betaalgemak voor de debiteur zodat die zich zelf makkelijk kan verleiden de betaling te doen.

---

AcceptEmail is de nieuwste manier van digitaal betalen. Naast praktische argumenten zijn er ook kostenoverwegingen om deze module te implementeren. Want wist u dat een acceptgiro u, door print, porto, handling etc. gemiddeld € 1,50 tot € 2,50 kost?

Voorbeeld AcceptEmail
Klik op de link om uzelf een voorbeeld AcceptEmail toe te sturen of bekijk de onderstaande video.

 

Digitaal is snel en gemakkelijk
De debiteur ontvangt per e-mail een digitale betaalherinnering plus de mogelijkheid de betaling te kunnen doen. Dit bericht kunt u aanpassen aan uw eigen huisstijl met uw eigen tone of voice.

Vanuit deze e-mail kan worden doorgeklikt naar een internetpagina. Op deze internetpagina heeft de debiteur de mogelijkheid zijn of haar eigen bank te selecteren (plus dat eventueel gekozen kan worden van welke rekening er betaald zal worden, de rekening met saldo). Het verschuldigde bedrag kan via iDEAL direct worden overgemaakt op uw eigen rekening.

100% debiteurenreconciliatie
Al de gegevens van de begunstigde als naam, kenmerk en omschrijving etc. zijn al ingevuld in de AcceptEmail en kunnen niet door uw debiteur worden aangepast. Handig voor uw debiteur want hij/zij kan via een paar klikken betalen zonder gehinderd te worden door administratieve handelingen die wellicht voor oponthoud zouden kunnen zorgen.

Als de debiteur iemand anders het verschuldigde bedrag laat betalen is het simpelweg een kwestie van het doorsturen van de AcceptEmail. Dit verhoogd wederom de betaalkans! Een AcceptEmail kan niet twee keer betaald worden. Een AcceptEmail die niet betaald is voor de vervaldatum of omdat u de factuur vervallen is kan ook niet meer betaald worden. U kunt dat eventueel een nieuwe AcceptEmail sturen met verhoging en doorbereking aan de debiteur van administratiekosten, zonder dat de debiteur nog de vervallen AcceptEmail kan betalen zonder de extra kosten. Dit betekent dat uw boekhouding schoon blijft.

Gebruik van AcceptEmail
Er zijn verschillende manieren waarop AcceptEmail ingezet kan worden, bulk zending of een individuele AcceptEmail. Aan u de keuze hoe u AcceptEmail inzet.

• Betaalmethode naast de bestaande – als bijvoorbeeld vervanging van al uw acceptgiro`s of éénmalige incasso/automatische incasso aangezien de storneringstermijn vanuit de SEPA van 30 naar 56 dagen wordt.
• Betalingsherinnering – als bijvoorbeeld de automatische incasso niet gelukt is.
• Betalingsregeling (in termijnen) die u aan de telefoon kan effectueren of als een aanmaning tijdens een incassotraject.

Betalingsstatus
AcceptEmail geeft altijd de actuele betalingsstatus (open, nog X dagen, laatste dag, betaald, geannuleerd en vervallen) weer, zodat u én uw debiteur gemakkelijk de actuele stand van zaken van een AcceptEmail kunt bekijken.

In de parameters is het aantal dagen tot vervaldatum van de Accept Email vast te leggen. Rechts in de header staat deze datum vermeld. Links verschijnt de algemene term “Te betalen”.

In combinatie met de optie Countdowndays wordt de header “Te betalen” gewijzigd in de resterende dagen tot vervaldatum.

 

Indien de vervaldatum is verstreken, verschijnt de header “Vervallen”.

Een e-mail bevat een duidelijk herkenbare banner waarbij ook het bedrijfslogo kan worden opgenomen. Vervolgens wordt een door u zelf bepaalde tekst op basis van RTF toegevoegd onder de AcceptEmail banner.

Als de ontvanger de e-mail opent dan wordt de actuele informatie in de e-mail getoond. De banners (zie hier boven) corresponderen altijd met de laatste stand van zaken.

Daarnaast is in EuroDossier een verzonden AcceptEmail als e-mail op te vragen, maar ook op onderstaande manier:

---

Vereisten

• EuroDossier versie 8 of hoger.
• iDEAL acquiring account bij uw bank.
• Microsoft Office Outlook.
• Internetverbinding.

EuroSystems is een Service Provider van AcceptEmail en kan u derhalve op alle mogelijk manieren ondersteunen bij de implementatie en het beheer van AcceptEmail binnen uw huidige processen. 

print