E-mail Module - e-mail vanuit digitale dossiers
Voordelen
- Documenten zijn voor alle mapbehandelaars op één locatie in de map te raadplegen.
- Snelle verzending van berichten of documenten per e-mail.
Module combinatievoordelen
- In combinatie met de EuroScan module heeft u alle documenten digitaal in één overzicht en kunt u scans vanuit de map e-mailen.
Met deze module kunt u e-mails koppelen aan digitale dossiers, waardoor u deze te allen tijde kan raadplegen. Daarbij is het ook mogelijk gekoppelde documenten of berichten vanuit het dossier te versturen.
Archieveren
Om een e-mail te koppelen aan een digitaal dossier selecteert u het gewenste bericht. Vervolgens wordt aan de hand van de afzender - óf een e-mail adres verderop in het bericht - bekeken of deze overeenkomt met een relatie in EuroDossier. Als herkenning plaatsvindt kan de e-mail automatisch worden gekoppeld aan het dossier. Indien het e-mail adres niet bekend is in EuroDossier kunt u het bericht koppelen door de juiste relatie te zoeken en te selecteren. De e-mail is vervolgens vanuit het dossier te openen, raadplegen en printen.
Versturen
Ook het doorsturen van berichten of documenten wordt met behulp van deze module een simpele handeling. Indien er e-mail adressen in het dossier staan zal de applicatie deze als mogelijke ontvangers aanbieden. Vervolgens verschijnt een Microsoft Outlook bericht, waarbij de ontvanger automatisch ingevuld is en eventueel een bijlage is toegevoegd. Het onderwerp wordt automatisch samengesteld vanuit een omschrijving, het dossiernummer en het referentienummer. Deze gegevens zijn handmatig aan te vullen of te wijzigen voordat u het bericht verstuurt. Na verzending wordt automatisch een notitie in de map gemaakt. Zo kunt u altijd nakijken wie wanneer welk bericht heeft ontvangen.
Vereisten
print